En Papelería La Fija reconocemos la importancia de la privacidad y nos comprometemos a garantizar la seguridad, confidencialidad y el debido tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, usuarios, proveedores y visitantes. La presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales se fundamenta en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones que regulan el derecho fundamental de Habeas Data en la República de Colombia.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
2. Principios Rectores del Tratamiento de Datos
El tratamiento de datos personales en Papelería La Fija se rige por los principios consagrados en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de Legalidad: El tratamiento se sujeta estrictamente a lo establecido en la ley colombiana.
- Principio de Finalidad: La recolección de datos obedece a finalidades comerciales y operativas legítimas, las cuales son informadas de forma clara al titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de Transparencia: Se garantiza en todo momento el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se subordina a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de las disposiciones constitucionales.
- Principio de Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
- Principio de Confidencialidad: Todo el personal involucrado en la administración de datos garantiza reserva profesional estricta incluso después de finalizada su relación con la empresa.
3. Tipología de Datos Personales Recopilados
Para la adecuada prestación de nuestros servicios de comercio electrónico, recopilamos las siguientes categorías de datos:
- Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad (C.C., C.E., Pasaporte o NIT), dirección de envío y facturación, ciudad, departamento, teléfono móvil, teléfono fijo y dirección de correo electrónico.
- Datos Transaccionales y de Compra: Historial de compras, referencias y productos agregados al carrito o lista de favoritos, fechas de orden, montos facturados, historial de cupones aplicados y registros de facturas electrónicas emitidas.
- Datos de Navegación y Técnicos: Dirección IP de origen, identificador de sesión, tipo de dispositivo, navegador de internet, páginas consultadas, fecha y hora de conexión y cookies técnicas requeridas para el funcionamiento seguro de la plataforma.
Exclusión expresa de datos bancarios sensibles: Papelería La Fija NO recopila ni almacena información financiera sensible como números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos de seguridad CVV o contraseñas bancarias. Estos datos son capturados de forma cifrada y directa por la pasarela de pagos PayU Latam bajo estándares internacionales PCI-DSS.
4. Finalidades del Tratamiento de los Datos
Los datos personales suministrados a Papelería La Fija son utilizados exclusivamente para los siguientes propósitos legítimos:
- Gestión de compras y despachos: Procesar las órdenes de pedido, realizar el empaque físico 3D, coordinar el despacho con las transportadoras aliadas y garantizar la entrega exitosa de los productos en la dirección de destino.
- Facturación electrónica y deberes contables: Expedir la Factura Electrónica de Venta avalada por la DIAN y dar cumplimiento a los deberes de conservación de libros y soportes comerciales establecidos en el Código de Comercio.
- Comunicaciones transaccionales y operativas: Remitir confirmaciones de compra, números de guía para seguimiento de paquetes en tiempo real, alertas de despacho, notificaciones de novedades logísticas y confirmaciones de entrega.
- Servicio al cliente y postventa: Atender consultas, solicitudes de garantía, cambios, ejercicio del derecho de retracto y resolución de peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
- Comunicaciones comerciales y promocionales (Marketing con consentimiento): Enviar novedades, lanzamientos escolares, boletines o descuentos especiales cuando el titular haya otorgado su consentimiento expreso. El usuario podrá darse de baja de estas comunicaciones en cualquier momento mediante el enlace de desuscripción presente en cada correo.
- Seguridad y prevención del fraude: Validar la autenticidad de las compras, prevenir accesos no autorizados, mitigar fraudes electrónicos y preservar la integridad de la plataforma web.
5. Transmisión y Transferencia de Datos a Terceros
Papelería La Fija no vende, no alquila ni comercializa bases de datos personales a terceras empresas bajo ningún concepto.
Los datos personales únicamente podrán ser compartidos con los siguientes terceros encargados, estrictamente bajo acuerdos de confidencialidad y con la única finalidad de ejecutar el servicio contratado:
- Empresas de mensajería y transporte: (Coordinadora, Servientrega, Interrapidísimo, TCC, Envía a través de Envia.com) Exclusivamente nombre, dirección y teléfono del destinatario para ejecutar la entrega física de la mercancía.
- Pasarela de pagos: (PayU Latam) Para procesar, validar y liquidar las transacciones financieras solicitadas por el cliente.
- Proveedores de infraestructura y correo transaccional: Para el envío confiable y seguro de facturas electrónicas y notificaciones de estado de compra.
- Autoridades judiciales o administrativas de Colombia: Únicamente en cumplimiento de mandatos legales o requerimientos oficiales en ejercicio de sus funciones legales.
6. Derechos de los Titulares de los Datos (Art. 8 - Ley 1581 de 2012)
Como titular de los datos personales, cuentas con los siguientes derechos fundamentales:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales en cualquier momento frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Papelería La Fija para el tratamiento de tus datos, salvo las excepciones legales.
- Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso efectivo que se le ha dado a tus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de la empresa.
7. Procedimientos para Ejercer los Derechos de Habeas Data
Dispones de múltiples vías oficiales para ejercer tus derechos de consulta, rectificación, revocatoria o supresión:
Canal 2: Solicitud Formal por Correo Electrónico
Puedes remitir un correo electrónico a info@papelerialafija.com con el asunto Habeas Data - [Tu Nombre Completo], indicando:
- Nombre completo y número de documento de identificación.
- Descripción clara y precisa de los datos respecto de los cuales deseas solicitar consulta, rectificación o supresión.
- Documentos que soporten la solicitud (si aplica).
8. Términos Legales de Respuesta
En cumplimiento de los Artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:
- Consultas: Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuese posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible resolverlo en dicho plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento y se resolverá en un plazo adicional no mayor a ocho (8) días hábiles.
9. Excepciones a la Supresión de Datos (Deberes Fiscales y DIAN)
Conforme al Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
En particular, la información asociada a facturas electrónicas de venta y transacciones comerciales perfeccionadas deberá conservarse obligatoriamente durante los términos de prescripción contable y tributaria exigidos por el Estatuto Tributario y la DIAN (mínimo de 5 a 10 años). En dichos supuestos, los datos se conservarán exclusivamente con fines fiscales e históricos debidamente anonimizados en la tienda web.
10. Medidas de Seguridad de la Información y Uso de Cookies
Papelería La Fija ha adoptado rigurosas medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para garantizar la confidencialidad de la información y evitar adulteraciones, pérdidas o accesos no autorizados:
- Comunicaciones web protegidas mediante protocolo seguro HTTPS con cifrado SSL/TLS 1.3.
- Contraseñas de acceso resguardadas mediante algoritmos de cifrado criptográfico unidireccional Bcrypt con sal aleatoria.
- Bases de datos alojadas en servidores protegidos por cortafuegos y políticas de mínimo privilegio.
- Uso de cookies técnicas estrictamente necesarias para garantizar la autenticación de la sesión, la persistencia del carrito de compras y la seguridad de la navegación. El usuario puede configurar su navegador para bloquearlas, advirtiendo que algunas funciones de la tienda virtual podrían no operar de forma idónea.
11. Vigencia y Actualización de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web y permanecerá vigente mientras PAPELERÍA LA FIJA S.A.S. desarrolle sus actividades comerciales. Cualquier modificación sustancial a los términos de esta política será informada oportunamente a través de un aviso destacado en nuestra plataforma web.